Organiser l'AG de son association en visioconférence

Tenir l'assemblée générale de son association en visioconférence, ou en mêlant salle et visio, permet de réunir bien plus d'adhérents. Mais une AG n'est pas une réunion comme les autres : ses décisions engagent l'association et peuvent être contestées si elle a été mal tenue. Voici les étapes à ne pas manquer.

Cet article donne des repères pratiques ; il ne remplace pas la lecture de vos statuts ni, en cas de doute, l'avis d'un professionnel du droit.

1. Commencer par les statuts

La loi de 1901 laisse une grande liberté aux associations : ce sont les statuts, et le cas échéant le règlement intérieur, qui fixent la façon dont l'assemblée se réunit et délibère. Les facilités exceptionnelles accordées pendant la crise sanitaire ne s'appliquent plus : c'est donc à vos textes qu'il faut se référer.

Si vos statuts prévoient la participation à distance, suivez les modalités qu'ils décrivent.
S'ils sont muets, la prudence s'impose : une décision prise dans des conditions non prévues peut être contestée. La solution durable est de modifier les statuts (ou le règlement intérieur, si les statuts y renvoient) pour autoriser la visioconférence et le vote à distance.
Vérifiez aussi les règles de quorum, de majorité et de procuration : elles s'appliquent de la même façon à distance.

2. Une convocation qui explique comment participer

La convocation respecte les délais et la forme prévus par les statuts, avec l'ordre du jour. Pour une AG à distance, elle indique en plus comment se connecter, comment émarger, comment voter et comment donner procuration. Joignez-y les documents soumis au vote (rapport moral, comptes, budget) ou indiquez où les consulter.

3. S'assurer de qui participe

En salle, on connaît les visages ; en visio, il faut s'assurer que chaque participant est bien un adhérent convoqué, et que personne ne vote deux fois. Un simple lien de réunion partagé par e-mail ne le garantit pas : n'importe qui peut le transmettre.

Dans Discus, la visio se tient dans le groupe de l'association, auquel seuls les membres ont accès ; chaque membre est rapproché de son adhérent dans Quoréom par son e-mail d'adhérent. C'est cette identification qui permet l'émargement automatique.

4. Émargement et quorum

La feuille de présence ne disparaît pas : elle devient numérique. Chaque participant à distance doit y figurer, au même titre que ceux de la salle, pour que le quorum soit calculé sur des bases incontestables. Avec Discus et Quoréom, rejoindre la visio signe la présence de l'adhérent dans Quoréom (mode visio) et le quorum se met à jour en direct, salle et visio confondues.

5. Des votes traçables

Lever la main devant sa caméra ne permet pas un décompte fiable dès que l'assemblée dépasse quelques personnes, et ne tient pas compte des procurations. Prévoyez un vote électronique, résolution par résolution, avec une règle de majorité connue à l'avance. Si vos statuts exigent un vote à bulletin secret sur certains points (élections, par exemple), organisez ces votes en conséquence.

Pour aller plus loin : « Vote en ligne en AG : quorum, procurations et majorités ».

6. Un procès-verbal complet

Le procès-verbal mentionne les modalités de la séance (en salle, à distance ou mixte), les présents et représentés, le quorum atteint, et le résultat de chaque vote. Lorsque présences et votes ont été enregistrés au fil de l'eau, il se rédige presque tout seul.

7. La confidentialité des échanges

Une AG aborde parfois des sujets sensibles : finances, conflits, personnes. Tenir la séance dans un outil grand public, c'est confier ces échanges à un tiers. Une visioconférence chiffrée de bout en bout, dans la messagerie de l'association, garde ce qui se dit entre adhérents.

En résumé

Vérifiez (et au besoin adaptez) vos statuts.
Expliquez dans la convocation comment participer, émarger et voter.
Identifiez les participants, tenez une feuille de présence numérique et un quorum fiable.
Faites voter électroniquement, en appliquant procurations et majorités.
Consignez tout au procès-verbal.

C'est exactement ce que permettent Discus et Quoréom ensemble.