Discus et Quoréom s'associent : l'AG de votre association en visio, dans votre messagerie

Une assemblée générale réussie, c'est d'abord des adhérents présents. Or les réunir dans une même salle, un soir de semaine, devient difficile : distances, horaires, familles. Beaucoup d'associations ont ouvert leur AG à la visioconférence… et découvert qu'il ne suffit pas d'un lien de réunion pour tenir une assemblée en règle. C'est pour cela que Discus et Quoréom travaillent désormais ensemble.

Deux outils, un seul fil

Quoréom est le logiciel de gestion des associations : il prépare l'AG (convocations, ordre du jour, documents), tient la liste des adhérents convoqués, calcule le quorum, gère les procurations et produit le procès-verbal. Discus est la messagerie chiffrée de bout en bout de l'association : les groupes, les annonces, les appels.

Le partenariat relie les deux : la séance se tient dans Discus, le registre reste dans Quoréom. Rien n'est saisi deux fois.

Comment ça se passe, concrètement

Avant l'AG

Le bureau connecte une fois pour toutes Quoréom à Discus : il crée un jeton dans la fiche de l'association sur Quoréom et le colle dans la console de Discus. Il renseigne ensuite l'e-mail d'adhérent de chaque membre sur sa fiche : c'est lui qui permet de rapprocher le membre de Discus de l'adhérent convoqué dans Quoréom. Enfin, dans le groupe « Adhérents », il choisit l'AG à venir : le groupe est relié.

Le jour J

Chaque adhérent ouvre le groupe et rejoint la visio. Sa présence est signée dans Quoréom, en mode visio, dès qu'il est dans l'appel : pas de feuille à faire circuler, pas de liste à pointer. Le quorum se met à jour en direct.

Pendant l'appel, un panneau AG s'affiche à côté de la visio (au-dessus des commandes sur téléphone) : l'ordre du jour, la résolution en cours, sa règle de majorité, les documents de l'AG. Quand le bureau ouvre le vote dans Quoréom, les boutons Pour, Contre et Abstention apparaissent. Le vote part vers Quoréom, qui applique les procurations ; à la clôture, le résultat s'affiche pour tous.

Après

Le procès-verbal se rédige dans Quoréom, avec les présences et les résultats déjà enregistrés. Les échanges écrits de la séance restent dans le groupe de l'association, chiffrés.

Ce qui est chiffré, et ce qui ne l'est pas

La visioconférence, les messages et les fichiers du groupe sont chiffrés de bout en bout, comme tout dans Discus : ni nous, ni l'hébergeur ne peuvent les lire. La présence et le vote, en revanche, sont des actes adressés à l'association : le serveur de votre messagerie les transmet à Quoréom, qui doit les enregistrer pour calculer le quorum et appliquer les procurations. Nous préférons le dire clairement.

Ce qu'il faut pour en profiter

• Une messagerie Discus en mode Associatif.
• Un abonnement Quoréom ; le vote en direct depuis Discus demande la formule Pro de Quoréom.
• Des statuts qui permettent la participation à distance : à vérifier avant tout (voir notre guide « Organiser l'AG de son association en visioconférence »).

Tous les détails sont sur la page Discus × Quoréom.